Unidad de Abastecimientos

La Unidad de Abastecimiento es la unidad orgánica, responsable de llevar cabo el proceso Logístico de adquisición de bienes y de servicios que se requieran en la Municipalidad para el cumplimiento de las actividades y proyectos de la gestión municipal. Así como la conservación, seguridad y mantenimiento de los locales, equipos, maquinarias y vehículos de propiedad de la municipalidad mediante la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para tal fin, de acuerdo a las normas del Sistema Nacional de Abastecimiento.

Son funciones de la Unidad de Logística las siguientes:

  • Cumplir las Normas del Sistema de Abastecimiento, Leyes, Directivas, Resoluciones y Comunicados emitidos por la OSCE, Municipalidad y otras que le competa.
  • Planificar, organizar y controlar el Sistema de Abastecimiento de Bienes y Servicios, conforme a los lineamientos y en el cumplimiento de los dispositivos legales y normas vigentes. Así mismo lo concerniente al Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), en materia de abastecimiento.
  • Proponer y actualizar Directivas relacionadas a la administración de las dependencias de la Oficina de Logística, en el marco de los alcances normativos, para su revisión y aprobación correspondiente.
  • Coordinar la elaboración, consolidación final y registro del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones con la Oficina de Administración, Oficina de Planeamiento y Presupuesto y demás Unidades Orgánicas. Para la formulación del Presupuesto Institucional y Calendario de Adquisiciones.
  • Controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Municipalidad y eleva a consideración de la Gerencia General, para su posterior envío a OSCE.
  • Consolidar el Cuadro de necesidades de bienes y servicios de las unidades orgánicas de la Municipalidad, cuantificándolos y valorizarlos para el informe correspondiente en la formulación del Presupuesto Institucional.
  • Ejecutar y controlar la programación, adquisición y contratación de bienes y servicios en términos de calidad, cantidad, especificaciones técnicas, en forma oportuna y empleando los criterios de austeridad, prioridad y racionalidad.
  • Administrar, supervisar y actualizar permanentemente del registro de proveedores y el catálogo de bienes y servicios.
  • Programar, supervisar y controlar el desarrollo de los procedimientos de los diferentes Procesos de Selección: Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa Selectiva, Adjudicación de Menor Cuantía y Adjudicación directa para la adquisición y contratación de bienes servicios, consultorías y ejecución de proyectos de inversión pública (PIP).
  • Proponer y solicitar la designación de los Comités Permanentes y Especiales para llevar a cabo los Procesos de Selección.
  • Coordinar con los Comités Permanentes y Especiales de Contrataciones de la Municipalidad.
  • Asesorar a los miembros de los Comités Permanentes y Especiales.
  • Elaborar los Contratos derivados de los Procesos de Selección para la contratación de bienes y servicios u obras adjudicadas.
  • Llevar un adecuado control de los Contratos con los proveedores de bienes y servicios: cumplimiento de plazos, periodos de ejecución, monto del contrato, adelantos entregados, cálculo de penalidades si las hubiera, etc.
  • Es el responsable de la calidad y cantidad de los bienes y servicios contratados acorde a lo solicitado en el requerimiento del usuario.
  • Solicitar la contratación de Pólizas de Seguro necesarias para los bienes inmuebles, muebles y personal de la Municipalidad según corresponda, controlando la vigencia de las mismas.
  • Brindar información sobre la situación de los requerimientos ingresados por las áreas usuarias.
  • Ejecutar y controlar la recepción, registro, custodia, distribución, control de bienes que ingresan o salen de la dependencia y archivo de documentos.
  • Organizar, administrar, controlar y custodiar el archivo de los documentos generados por el sistema de abastecimiento: órdenes de compra, órdenes de servicio, PECOSAS, Notas de Entrada y Salida de Almacén, los expedientes de los procesos de selección y otros.
  • Realizar el inventario de existencias de Almacén.
  • Formular e implementar el programa de seguridad de almacenes.
  • Remitir informes y/o reportes a la Oficina de Administración cuando esta lo disponga.
  • Coordinar con Gerencia de Administración y las áreas usuarias.
  • Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le sean asignadas por la Alta Dirección o la jefatura inmediata superior, acorde a las leyes y normas vigentes y en la competencia de sus funciones.
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