Oficina de Secretaria General
La Oficina de Secretaria General, es responsable de las acciones administrativas del Concejo Municipal y de Alcaldía, conforme a la normatividad vigente, y tiene por objetivo garantizar la correcta aplicación de los procesos de trámite documentario y archivo del acervo documentario.
La Oficina de Secretaría General de la Municipalidad tiene las siguientes funciones generales:
- Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las acciones relacionadas con asuntos normativos, procedimientos y actos administrativos para la toma de decisiones de Alcaldía y del Concejo Municipal.
- Asistir y apoyar al Alcalde en la gestión administrativa en materia de su competencia. Convocar y notificar en forma oportuna a los señores Regidores y/o funcionarios a las sesiones, ordinarias, extraordinarias y solemnes que convoque el Alcalde, así como organizar las mismas de acuerdo a la agenda.
- Concurrir a las Sesiones de Concejo, elaborar, suscribir y custodiar las Actas de las Sesiones que el Concejo celebre.
- Proyectarlas Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones y Decretos de Alcaldía y Resoluciones de Concejo en estricta sujeción a las decisiones adoptadas por el Concejo Municipal y a las normas legales vigentes, disponiendo la publicación de los dispositivos que legalmente correspondan.
- Certificar las resoluciones u otras normas emitidas por el señor Alcalde y el Concejo Municipal, así como los documentos internos que obran en el Archivo General de la Municipalidad.
- Distribuir los Acuerdos y otras normas que apruebe el Concejo Municipal, así como directivas y resoluciones que emita el Alcalde a las diferentes unidades orgánicas para su cumplimiento.
- Dar fe de los actos de Concejo, Decretos y Resoluciones de Alcaldía y llevar los correspondientes libros de registro.
- Proponer la designación de los fedatarios de la Municipalidad, así como evaluar y controlar su desempeño.
- Administrar el Sistema de Trámite Documentario de la Municipalidad y Archivo General de la Municipalidad.
- Coordinar y participar en el desarrollo, implementación, operación y mantenimiento del Sistema de Información de la Secretaría General, generando una base de datos que permita contar con información actualizada sobre los expedientes y trámites administrativos atendidos por la Municipalidad.
- Visar las Resoluciones que emite la Alcaldía, sin excepción alguna.
- Monitorear y coordinar la actualización permanente de la información institucional en la página Web, panel informativo, boletín, publicaciones institucionales y otros medios.
- Elaborar el Plan Operativo Anual de la Oficina y su respectivo presupuesto; teniendo en cuenta los lineamientos de política institucional impartidas por la directiva interna.
- Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones y las que le sean asignadas por la Alta Dirección o la jefatura inmediata superior, acorde a las leyes y normas vigentes y en la competencia de sus funciones.
